POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES — ZapisSpotkania.pl
Stan na: 2026-08-18.
§ 1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem Konta w Serwisie ZapisSpotkania.pl jest:
ul. Artyleryjska 21a/12, 78-100 Kołobrzeg
NIP: 671-175-85-91
tel. +48 697 05 08 02
e-mail: kanas@kta.pl
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod powyższym adresem e-mail.
§ 2. Dwie role wobec danych osobowych — ważne rozróżnienie
W Serwisie występują dwie odrębne kategorie danych osobowych, wobec których KTA.pl Sp. z o.o. pełni różne role:
Dane Użytkownika Konta (login, hasło, adres e-mail, dane rozliczeniowe, logi techniczne) — tu KTA.pl Sp. z o.o. jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Zasady opisano w § 3–§ 7 poniżej.
Dane osób nagranych na spotkaniach wgrywanych przez Użytkownika (głos, wypowiedzi, imiona i nazwiska pojawiające się w transkrypcji) — tu administratorem danych jest Użytkownik, który decyduje o wgraniu nagrania i celach jego przetwarzania. KTA.pl Sp. z o.o. działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający (procesor) na polecenie Użytkownika, na zasadach opisanych w § 8 oraz w odrębnej Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych. Osoby nagrane na spotkaniu powinny kierować swoje pytania i żądania dotyczące ich danych do Użytkownika, który spotkanie nagrał.
§ 3. Jakie dane zbieramy i w jakim celu (dane Konta)
- Login, hasło (przechowywane wyłącznie jako skrót kryptograficzny PBKDF2-HMAC-SHA256, nigdy w postaci jawnej) — cel: założenie i obsługa Konta, uwierzytelnianie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
- Adres e-mail (jeśli podany przy rejestracji) — cel: potwierdzenie założenia Konta, komunikacja o usłudze, odzyskiwanie dostępu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Dane rozliczeniowe (nazwa/imię i nazwisko, adres, NIP — jeśli dotyczy) — cel: wystawienie faktury za wykupiony Plan. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny — przepisy podatkowe).
- Historia zużycia (liczba minut, koszt operacji AI, data operacji) — cel: rozliczenie Planu, egzekwowanie limitów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Token sesji (plik cookie) — cel: utrzymanie zalogowania. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Logi serwera (adres IP, znacznik czasu, żądane adresy URL) — cel: bezpieczeństwo, diagnostyka awarii. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — bezpieczeństwo Serwisu).
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia Konta i korzystania z Serwisu — bez nich świadczenie usługi nie jest możliwe.
§ 4. Odbiorcy danych — podwykonawcy (podmioty przetwarzające)
W celu świadczenia usługi Administrator korzysta z podwykonawców, którym powierza przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do wykonania ich zadania:
- OpenAI (transkrypcja mowy na tekst oraz analiza treści spotkania modelem językowym) — zakres danych: treść nagrania audio i transkrypcji. Lokalizacja przetwarzania: USA.
- AssemblyAI (diaryzacja — rozpoznawanie i rozdzielanie mówców w transkrypcji) — zakres danych: treść nagrania audio. Lokalizacja przetwarzania: USA.
- Google LLC — eksport zadań do Google Kalendarz/Zadania, przechowywanie dokumentów na Google Dysku, wyłącznie jeśli Użytkownik dobrowolnie połączy Konto z Google. Zakres danych: treść zadań, treść dokumentów eksportowanych przez Użytkownika. Lokalizacja: USA / UE, zależnie od regionu usługi Google.
- Dostawca hostingu serwera — utrzymanie infrastruktury Serwisu. Zakres danych: wszystkie dane przechowywane w Serwisie. Szczegóły dostawcy i lokalizacji serwera dostępne na żądanie pod adresem kanas@kta.pl.
- Dostawca usługi wysyłki e-mail (SMTP) — wysyłka linku potwierdzającego rejestrację i powiadomień. Zakres danych: adres e-mail, treść wiadomości. Szczegóły dostawcy dostępne na żądanie pod adresem kanas@kta.pl.
- PayPro S.A. (Przelewy24) — obsługa płatności online za Plany, jeśli i gdy ta forma płatności zostanie udostępniona w Serwisie. Dane niezbędne do realizacji przelewu przetwarza PayPro S.A. jako odrębny administrator — Serwis nie przechowuje danych karty ani rachunku bankowego Użytkownika. Lokalizacja: Polska.
Z każdym podwykonawcą przetwarzającym dane osobowe Administrator ma zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) lub korzysta z jego usług na podstawie standardowych warunków zawierających analogiczne gwarancje.
§ 5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część podwykonawców wskazanych w § 4 (dostawcy modeli AI) przetwarza dane na serwerach zlokalizowanych w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych do państwa trzeciego odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), stosowanych przez tych dostawców, lub innego mechanizmu przewidzianego RODO. Kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem kanas@kta.pl.
§ 6. Okres przechowywania danych
Nagranie audio znika zawsze — usuwane automatycznie w ciągu 1 godziny od potwierdzonego zapisania transkrypcji albo w ciągu 6 godzin od wgrania, jeżeli transkrypcja się nie powiodła. Szczegóły w § 10 Regulaminu.
Transkrypcja i raport żyją, dopóki Konto płaci. Po wygaśnięciu Planu (koniec okresu rozliczeniowego bez przedłużenia) lub wyczerpaniu puli darmowej próbki Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu — materiały można nadal czytać i pobierać w formacie PDF, ale nie da się tworzyć nowych. Po okresie karencji materiały są trwale kasowane:
- 90 dni od końca okresu rozliczeniowego — dla Kont z wykupionym Planem;
- 30 dni od założenia Konta — dla Kont korzystających wyłącznie z darmowej próbki.
Jeżeli Użytkownik podał adres e-mail, na 7 dni przed skasowaniem Serwis wysyła jednorazowe ostrzeżenie. Wznowienie Planu przed upływem karencji zatrzymuje kasowanie. PDF raportu nie jest przechowywany — jest generowany na żądanie z aktualnej treści transkrypcji i raportu.
Samoobsługowe, natychmiastowe usunięcie. Niezależnie od powyższego, Użytkownik może w każdej chwili trwale skasować własne transkrypcje, raporty i pozostałe materiały spotkań przez funkcję „Usuń moje dane" dostępną po zalogowaniu — bez okresu przejściowego.
Dane Konta (login, e-mail, hasło w postaci skrótu) — przechowywane przez czas istnienia Konta. Samo Konto (w odróżnieniu od materiałów spotkań) kasowane jest na żądanie zgłoszone Administratorowi pod adresem kanas@kta.pl, w rozsądnym terminie nie dłuższym niż 30 dni, z zastrzeżeniem punktu 5.
Dokumenty księgowe (faktury) — przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (co do zasady 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy), niezależnie od wcześniejszego usunięcia Konta lub materiałów spotkań.
Logi serwera — przechowywane przez czas ograniczony do celów bezpieczeństwa i diagnostyki; dokładny okres retencji dostępny na żądanie pod adresem kanas@kta.pl.
§ 7. Prawa osób, których dane dotyczą
Użytkownikowi (jako osobie, której dane dotyczą w zakresie danych Konta) przysługuje prawo do:
1. dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO);
2. sprostowania danych (art. 16 RODO);
3. usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO), z zastrzeżeniem danych, które Administrator zobowiązany jest przechowywać na podstawie przepisów prawa;
4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
5. przenoszenia danych do innego administratora, w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy i w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO);
7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli Użytkownik uzna, że przetwarzanie jego danych narusza RODO.
Prawo do usunięcia transkrypcji, raportów i pozostałych materiałów spotkań Użytkownik realizuje samodzielnie, od razu, funkcją „Usuń moje dane" po zalogowaniu (§ 6 pkt 3) — bez potrzeby kontaktu z Administratorem. Pozostałe prawa, w tym usunięcie samego Konta, dostęp i eksport danych Konta, realizowane są przez kontakt z Administratorem pod adresem kanas@kta.pl, po weryfikacji tożsamości zgłaszającego.
§ 8. Dane osób trzecich w nagraniach — rola Użytkownika jako administratora
Nagrania spotkań wgrywane przez Użytkownika mogą zawierać dane osobowe innych uczestników spotkania (głos, imię i nazwisko, treść wypowiedzi, a pośrednio — informacje o poglądach, relacjach biznesowych czy stanie zdrowia, jeśli takie tematy pojawiły się w rozmowie).
To Użytkownik, decydując o wgraniu nagrania do Serwisu, jest administratorem danych osobowych tych osób i odpowiada za:
- posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania ich danych (np. zgoda, prawnie uzasadniony interes, wykonanie umowy z tymi osobami);
- dopełnienie wobec nich obowiązku informacyjnego, w tym poinformowanie o fakcie nagrywania oraz o przetwarzaniu nagrania przez narzędzie AI (transkrypcja i analiza), w zakresie wymaganym przepisami mającymi zastosowanie do Użytkownika;
- obsługę żądań tych osób dotyczących ich danych (dostęp, sprostowanie, usunięcie itd.).
KTA.pl Sp. z o.o. przetwarza te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na udokumentowane polecenie Użytkownika, w zakresie i celu niezbędnym do wykonania usługi transkrypcji i analizy — nie wykorzystuje ich do żadnych własnych celów (w tym nie trenuje na nich własnych modeli ani nie przekazuje ich podmiotom trzecim poza wymienionymi w § 4 podwykonawcami).
Szczegółowe warunki tego powierzenia — w tym zobowiązania Administratora Serwisu jako podmiotu przetwarzającego — reguluje odrębny dokument: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, której treść Użytkownik akceptuje przy założeniu Konta i którą można otrzymać na żądanie pod adresem kanas@kta.pl.
§ 9. Bezpieczeństwo danych
Hasła Użytkowników nie są przechowywane w postaci jawnej — Serwis przechowuje wyłącznie ich skrót kryptograficzny (PBKDF2-HMAC-SHA256).
Sesje logowania przechowywane są po stronie serwera (nie w podpisanym ciasteczku), dzięki czemu wyłączenie Konta lub zmiana hasła natychmiast kończy wszystkie aktywne sesje na wszystkich urządzeniach.
Dane poszczególnych Kont są od siebie odseparowane na poziomie zapytań do bazy danych i katalogów plików na serwerze.
Komunikacja między przeglądarką Użytkownika a Serwisem zabezpieczona jest szyfrowaniem HTTPS.
Dostęp administracyjny do Serwisu i serwera zabezpieczony jest kluczem SSH; hasłowe logowanie po SSH jest wyłączone.
§ 10. Pliki cookies
Serwis wykorzystuje wyłącznie niezbędny plik cookie sesji (przechowuje token sesji logowania), bez którego zalogowanie i korzystanie z Konta nie jest możliwe. Ten plik cookie nie wymaga zgody Użytkownika zgodnie z art. 173 ust. 3 pkt 2 Prawa telekomunikacyjnego (cookie niezbędny do świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez Użytkownika).
Serwis nie wykorzystuje obecnie plików cookies do celów analitycznych, marketingowych ani do śledzenia Użytkownika między stronami (brak Google Analytics, pikseli reklamowych i podobnych narzędzi).
Jeżeli w przyszłości Usługodawca wprowadzi dodatkowe pliki cookies (np. analityczne), Polityka zostanie zaktualizowana, a Użytkownikom zaprezentowany zostanie baner umożliwiający wyrażenie zgody przed ich aktywacją.
§ 11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Serwis wykorzystuje modele AI do generowania transkrypcji i raportów, jednak wyniki te mają charakter informacyjny i pomocniczy — nie są podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec Użytkownika lub osób trzecich w rozumieniu art. 22 RODO.
§ 12. Zmiany Polityki Prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki, w szczególności w razie zmiany zakresu usług, zmiany podwykonawców lub zmiany przepisów prawa. O istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną lub komunikatem w Serwisie z odpowiednim wyprzedzeniem.